DokuBit
Download von InformationsmaterialDokumentenmanagement - Digitale Archivierung - Workflow
Jedes Unternehmen bewahrt aus den verschiedensten Gründen Dokumente/Belege in
Papierform für einen mehr oder weniger langen, zum Teil gesetzlich vorgeschriebenen
Zeitraum auf. So sammeln sich leicht mehrere 100.000 oder gar Millionen von
Papierbelegen an.
Ein Teil dieser Belege wandert nach Ablauf eines Wirtschaftsjahres in Archivräume, ein
anderer Teil verbleibt in Handordnern in den Büros.
Alljährlich werden in zeitaufwändigen und kostspieligen Aktionen große Mengen an Dokumenten aus aktuellen Archiven in
sogenannte Altarchive umgelagert. Werden diese Unterlagen später für die Bearbeitung
aktueller Vorgänge benötigt, kostet die Suche in den verschiedenen Ablagen wiederum
wertvolle Arbeitszeit und kann zu Verzögerungen in den Arbeitsabläufen führen.
Außerdem sind für die Problemlösung in der Regel auch Informationen aus EDV-Dateien
erforderlich, in denen zusätzlich gesucht werden muß.
Aus dieser Problematik heraus wurde die Idee des digitalen Archivs geboren. Ein solches
digitales Archiv ist zunächst einmal nicht mehr als eine moderne Form der Ablage. Mit
einem großen Unterschied: Alle Dokumente und Informationen sind in einer einzigen
EDV-Anwendung gespeichert und jederzeit - von jedem Ort der Welt aus - im Zugriff,
Kosten und Zeit sparend.
DokuBit - Ihr Nutzen
Deutliche Reduzierung der Verwaltungskosten
Straffung der innerbetrieblichen Abläufe und des Informationsflusses
Eindämmung der Papierflut im Unternehmen
Sichere Archivierung sämtlicher im Unternehmen vorhandenen Informationen
schnelle Verfügbarkeit aller für eine Vorgangsbearbeitung relevanter Fakten
DokuBit - Einsatzgebiete / Lösungen
Zentralarchiv (Kunden und Lieferanten)
Archvierung steuerrelevanter Daten
Eingangsrechnungen: Prüfung, Kontierung und Archivierung
Automatische E-Mail-Archivierung und -Verwaltung
Personalakten
Massenarchivierung: Versandpapiere, Fertigungsanweisungen, ...
Vollautomatische Archivierung von Ausgangsbelegen
Posteingang: Vollautomatische Verteilung
Schriftverkehr: Automatische Verteilung und Verwaltung
QM-Dokumentation
Normenverwaltung (DIN- und Werksnormen)
Angebotsverwaltung mit integriertem Workflow
Formularwesen mit Versionsverwaltung
Reklamationsbearbeitung
CAD: Verwaltung technischer Zeichnungen
Archivierung von Projektdokumentationen
CNC-Programmverwaltung